FAQ's

El fichero telemático que se genera al pulsar el botón "Generar declaración" (y que se denomina XXXXX.02 o XXXXX.03) no es un archivo en formato .pdf sino que tiene formato XML (a pesar de su extensión). Puede de hecho verlo abriéndolo en cualquier navegador o con un editor XML (como Microsoft XML Notepad, que es gratuito). Una vez obtenido, debe guardar ese archivo en su ordenador y, a continuación, ir a la Sede Electrónica del ICAC y presentar la declaración subiendo ese fichero. Para facilitarle el trabajo, dispone de un enlace directo a la Sede en la misma pantalla de Declar@ desde la que descarga el archivo XXXXX.02 o XXXXX.03. Una vez presentada la declaración, obtendrá el documento .pdf de resguardo de presentación, que sirve de justificante de la operación realizada.

Puede obtener una plantilla en Excel con los datos a cumplimentar simplemente accediendo al modelo que debe presentar (Modelo 02 o Modelo 03), haciendo a continuación clic sobre el botón "? Ayuda" y en la ventana que se abre, pulsando a su vez en el enlace correspondiente, situado en la parte inferior, bajo el epígrafe "ANEXOS".

• Modelo 02: Plantilla del archivo Excel para importar una declaración Modelo 02 «completo» (documento «Importacion_Excel_02_Completo.xltx»)
• Modelo 03: Plantilla del archivo Excel para importar una declaración Modelo 03 con el formato «completo» (documento «Importacion_Excel_03_Completo.xltx»)

Además, podrá consultar ahí mismo las instrucciones de uso de dicho fichero.

El fichero a utilizar debe tener exactamente el formato definido en el Manual Online de la aplicación. Puede obtener más detalles, así como una plantilla en Excel compatible con Declar@ accediendo al modelo que debe presentar (Modelo 02 o Modelo 03), haciendo a continuación clic sobre el botón "? Ayuda" y navegando hasta la parte inferior del índice (epígrafe "ANEXOS").
Por otro lado, durante el proceso de carga, la aplicación muestra los errores encontrados con una descripción de los mismos y el campo/s afectado/s.

Es importante que no edite de ningún modo el fichero generado por Declar@, ya que la aplicación realiza todas las validaciones necesarias para que el fichero resultante sea compatible con el proceso de carga en Sede Electrónica. Cualquier manipulación posterior de ese fichero (incluida la simple apertura y guardado aunque sin realizar cambios) puede modificar el archivo de forma que ROAC no sea capaz de entenderlo y por tanto, cargar sus datos. Si experimenta problemas de este tipo y trabaja con un equipo Macintosh, intente realizar el proceso de generación del XML en Declar@ y carga en Sede Electrónica desde un equipo Windows.

Esta versión de Declar@, diseñada para la campaña de 2023 y posteriores, utiliza un formato diferente de fichero Excel, no compatible con el de años anteriores. Puede encontrar una plantilla compatible en la ayuda online, en el apartado "ANEXOS".
Se ha habilitado también una opción especial para facilitar a los usuarios el cambio de versión, con la que es posible convertir una Excel en formato 2022 al nuevo formato utilizado a partir de 2023. Puede utilizar esta funcionalidad mediante el botón "Convertir Excel 2022 a 2023" ubicado en la vista principal, sobre el listado de sus declaraciones. Tenga en cuenta, en cualquier caso, que sólo es posible convertir Excels denominadas "completas" (aquellas que disponen de la pestaña "General", como las que se obtienen mediante la opción "Exportar a Excel"). Las Excel de tipo "histórico" no pueden ser procesadas por la aplicación.
Finalmente, una vez convertido el fichero al nuevo formato, deberá completar la información contenida en el mismo, antes de intentar realizar la carga de la declaración en Declar@. Esto es debido a que el nuevo RAC (Reglamento de Auditoría de Cuentas) obliga a las entidades de auditoría a proporcionar cierta información que hasta el momento no se solicitaba.

Para ahorrarle tiempo en la elaboración de su declaración, esta nueva versión de Declar@ recupera del ROAC una gran cantidad de información que anteriormente era necesario cumplimentar manualmente, en los propios formularios de la aplicación o en el fichero Excel a cargar.
Precisamente, con el objetivo de facilitarle la preparación de dicho fichero Excel si elige esta modalidad para crear su declaración, se han marcado las columnas de la misma según su naturaleza:
· Columnas sobreadas (en gris): no es necesario cumplimentarlas, dado que esos datos son consultados automáticamente por Declar@ contra ROAC durante la carga; si los incluye en el fichero, serán ignorados.
· Columnas con un asterisco (*) al final del nombre: Son datos obligatorios, sin los cuales no es posible generar su declaración. Debe asegurarse de que cumplimenta todos los campos de este tipo ya que, en caso contrario, obtendrá errores al cargar el fichero y no se dará de alta la declaración en Declar@.

En esta nueva versión de Declar@, el apartado de Personal Auditor es de cumplimentación manual pero sólo en parte, dado que ciertos datos se recuperan automáticamente del ROAC. De este modo, cuando usted incluye en el fichero Excel el identificador del auditor que desea incluir en el apartado, la aplicación lo utiliza para recuperar el resto de campos de sólo lectura de dicho formulario.
Si el identificador introducido no es válido (por ejemplo, porque no está asociado a ningún auditor en el ROAC), Declar@ indicará que no encuentra ningún auditor válido con ese identificador, por lo que tendrá que proceder a eliminarlo del archivo (o sustituirlo por el correcto) para poder cargar la declaración de forma satisfactoria.

Si está cumplimentando la declaración directamente en el formulario de Declar@, simplemente tendrá que indicar el tipo de documento y el NIF/NIE/ID del auditor y la aplicación recuperará automáticamente el resto de campos que aparecen en gris. Después, sólo tendrá que añadir las horas dedicadas de auditoría y las fechas de los vínculos contractuales y de designaciones (si aplican). Debe tener en cuenta que la cifra que introduzca como horas de auditoría debe ser la suma de las dedicadas en cada uno de los períodos declarados.
Si por el contrario está cargando su declaración desde archivo, para especificar diferentes períodos contractuales y de designación deberá incluir al individuo en más de una fila del fichero Excel. En este caso, tenga en cuenta que las horas dedicadas de auditoría deben incluirse en la primera fila del conjunto, siendo este dato el total de todos los períodos. Podrá repetirlo en el resto de filas o simplemente dejar las celdas correspondientes vacías. En ambos casos, no debe haber solapes entre los diferentes periodos (contractuales y de designación).

Este comportamiento es normal y no supone ninguna anomalía en el funcionamiento de la aplicación.
Tenga en cuenta que la carga de los datos desde el fichero Excel se realiza por bloques (datos generales, informes, personal auditor, etc.), tal y como se visualiza en la pantalla de carga, donde se muestra el porcentaje de avance de cada conjunto de datos.
Cuando el proceso de importación encuentra un error en el fichero, deja de procesar ese bloque de información y pasa al bloque siguiente. Como después Declar@ realiza ciertas validaciones cruzadas entre los diferentes apartados, es posible que se generen ciertos errores, que se resolverán automáticamente cuando el error inicial se solvente y sea posible cargar esos datos.
Lo importante es que usted vaya resolviendo los errores que aparecen al intentar cargar la declaración en el orden en que estos son mostrados en pantalla.

Dispone de un botón, denominado "? Ayuda" en la parte superior derecha de la pantalla. El mismo da acceso a la Guía Rápida de Declar@, si aún no ha entrado en uno de los dos modelos disponibles, el Modelo 02 o el Modelo 03, o al Manual Online correspondiente al modelo elegido en caso de haber accedido a uno de ellos.

Debe tener en cuenta que, para ayudarle en la elaboración de su declaración, la aplicación dispone de diferentes tipos de mensajes, según la naturaleza de cada hecho notificable. Concretamente, podrá ver los siguientes:
· Mensajes de éxito en la ejecución de una acción. Presentan un fondo verde y comienzan con la palabra "Éxito". Simplemente, informan sobre una operación que se llevó a cabo correctamente. Ejemplo: una consulta contra la base de datos de ROAC que se realiza de forma satisfactoria.
· Mensajes de aviso. Presentan un fondo amarillo y comienzan con la palabra "Atención". Le indican ciertas situaciones que conviene revisar. Ejemplo: no existe ninguna oficina extranjera dada de alta en la base de datos de ROAC para su entidad.
· Mensajes de error. Presentan un fondo rojo y comienzan con la palabra "Recuerde". Informan de datos que son incorrectos y que, por tanto, deben corregirse para poder generar la declaración. Ejemplo: campos obligatorios que no han sido cumplimentados, o períodos establecidos fuera del propio período de la declaración.

IMPORTANTE: Sólo los mensajes de tipo "error" son bloqueantes e impiden guardar los cambios realizados, así como generar la declaración y presentarla. En el resto de casos, usted puede proceder a realizar la presentación de su declaración.

Puede entrar de nuevo en Declar@, acceder a su declaración y editarla. Cuando guarde los cambios, la aplicación realizará de nuevo todas las comprobaciones necesarias para verificar que su declaración es coherente en todas sus partes, acorde a la normativa, y que no falta ningún dato considerado imprescindible. Si hay algún error, Declar@ se lo mostrará en pantalla, con el o los apartados a corregir y el campo o campos concretos de cada apartado resaltados. Cuando la declaración aparezca como "Validación: Ok" podrá bien exportar los datos a Excel, bien generar el fichero XML necesario para realizar la presentación de la declaración en Sede Electrónica. Es necesario tener en cuenta que la nueva declaración no se tratará en la Sede Electrónica como un modelo complementario al presentado con anterioridad, sino que el nuevo sustituirá al último modelo presentado.

Debe usted marcar esta casilla, al inicio de su declaración, si el auditor no ha ejercido la actividad de auditoría de cuentas durante el periodo declarado.

No necesariamente; introduciendo el número de ROAC el resto de los datos se cumplimentan de forma automática.

No, hay mensajes de advertencia que emite la aplicación al procesar los datos que no bloquean la generación del fichero XML de salida ni el volcado de los datos a Excel. Bajo cada declaración tiene un indicador que le dice si una declaración está correcta ("Validación: Ok") o no ("Validación: KO"). En cualquier caso, es importante que preste mucha atención a los mensajes emitidos por Declar@, ya que pueden requerir acciones por su parte (incluso correcciones de la información proporcionada por usted anteriormente a través de Sede Electrónica).

Para poder indicar la provincia en la que se ha realizado un informe de auditoría, debe disponer de, al menos, una oficina en dicha provincia. Declar@ recupera automáticamente el listado de sus oficinas del Registro Oficial de Auditores de Cuentas por lo que, si no está completo, deberá añadir las direcciones que falten a través de la Sede Electrónica del ICAC e importar de nuevo la lista de oficinas en Declar@, antes de poder continuar con su declaración.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 77.2 del Reglamento que desarrolla la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, aprobado por el Real Decreto 2/R2021, de 12 de enero, la comunicación al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas de la publicación del informe anual de transparencia se realizará en el plazo de 10 días hábiles, a contar desde su la publicación o actualización. En consecuencia, por una cuestión de temporalidad se ha considerado fuera de lógica que el dato del informe anual de transparencia se incluya en los modelos 02 y 03, motivo por el que se ha eliminado.
Actualmente hay un procedimiento específico para efectuar esta comunicación en la SEDE Electrónica del ICAC: https://icac.sede.gob.es/procedimientos/portada/ida/3754/idp/1336.

Debe tener en cuenta que dichos campos de texto admiten un máximo de 200 caracteres. Si los literales que está utilizando son más extensos, es posible que Declar@ elimine los últimos caracteres.

Durante el proceso de validación del XML generado en Declar@ en la Sede Electrónica del ICAC, se llevan a cabo una serie de verificaciones para asegurar que la información incluida en la declaración es correcta y coherente con la información actual obrante en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas.

Comprobaciones en declaraciones del Modelo 02

• Datos generales:
• E-mail
• Web
• Datos de las corporaciones representativas
• Datos de Oficinas:
• Código postal
• Tipo de domicilio (profesional principal y/o para notificaciones)
• Datos sobre inscripciones en otros países

Comprobaciones en declaraciones del Modelo 03 Además de las anteriormente indicadas para el Modelo 02

• Datos de Socios (1):
• Documento de identidad
• Capital social
• Datos relativos a administradores:
• Documento de identidad
• Datos de “Personal auditor al servicio de la Sociedad de Auditoría declarante”:
• Documento de identidad
• Fechas de designación no vacías

(1): Debido a la incorporación a la situación de Designados de los Socios Ejercientes de las Sociedades de auditoría según la Resolución de 29 de julio de 2022, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se aprueban los modelos de solicitud de expedición de certificados a instancia de parte, y de inscripción y anotaciones en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas, todos los Socios ejercientes deberán ser declarados tanto en el apartado de “Socios” como en el de “Personal auditor al servicio de la Sociedad de Auditoría declarante”.

Si está seguro que los datos que ha introducido son correctos, coherentes entre ellos y acordes a la normativa y aun así no consigue que su declaración aparezca OK, puede comunicarse con el ICAC explicando el caso mediante el procedimiento INSTANCIA GENÉRICA de la SEDE Electrónica del ICAC, seleccionando el ámbito "Declar@", o bien pulsando en este enlace: https://icac.sede.gob.es/procedimientos/choose-ambit/idp/954

Si usted presenta de nuevo su declaración fuera del plazo oficial, habiendo realizado la primera presentación durante el período oficial, esta nueva declaración sustituirá a la anterior. Además, se entenderá que la declaración definitiva ha sido presentada en plazo, por lo que no se aplicará ninguna penalización.

Cuando se dan de alta socios, administradores o auditores en el ROAC, se establecen unas fechas de alta y baja. Para que un individuo dentro de estos grupos sea trasladado a la declaración, es necesario que el período comprendido entre sus fechas de alta y baja se solape, total o parcialmente, con el período de la propia declaración. En caso contrario, serán descartados por el proceso de importación de los datos.
Si considera que un socio, administrador o auditor debe ser incluido en su declaración y la aplicación no lo hace de forma automática (o al revés, la aplicación está incluyendo a algún individuo que no debería estar reflejado en la misma), debe acceder a la Sede Electrónica del ICAC y revisar la información allí recogida, realizando las subsanaciones que considere convenientes para, posteriormente, volver a importar los datos en Declar@.

En esta versión de Declar@, diseñada para la campaña de 2023 y posteriores, se han realizado cambios importantes de funcionamiento, con el objetivo de facilitar a los usuarios la cumplimentación de sus declaraciones.
De esta forma, muchos campos los cumplimenta la aplicación a partir de la información que se encuentran en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas). Esto simplifica mucho la tarea de realización de la declaración, aunque requiere que si la información recuperada de ROAC no es correcta o no está completa se modifique a través del procedimiento correspondiente de la Sede, actualizando después los datos en Declar@.
En cualquier caso, tenga en cuenta que este tipo de avisos no son bloqueantes, y por tanto no le impiden continuar y presentar su declaración.

En esta versión de Declar@, diseñada para la campaña de 2023 y posteriores, gran parte de la información necesaria se obtiene directamente del ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas).
Si los datos de dirección de alguna de las oficinas no es correcta o el listado no está completo, debe realizar las modificaciones necesarias o darlas de alta mediante los procedimientos correspondientes de la Sede Electrónica del ICAC, actualizando después los datos en Declar@.

En esta versión de Declar@, diseñada para la campaña de 2023 y posteriores, gran parte de la información necesaria se obtiene directamente del ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas).
Cuando se dan de alta socios, administradores o auditores en el ROAC, se establecen unas fechas de alta y baja. Para que un individuo dentro de estos grupos sea trasladado a la declaración, es necesario que el período comprendido entre sus fechas de alta y baja se solape, total o parcialmente, con el período de la propia declaración. En caso contrario, serán descartados por el proceso que importa los datos.
Por tanto, si la información de Socios, Administradores o Auditores no es correcta, el listado no está completo o incluye individuos que no deberían estar, debe darles de alta o baja o realizar las modificaciones necesarias mediante los procedimientos correspondientes de la Sede Electrónica del ICAC, actualizando después los datos en Declar@.
En cualquier caso, tenga en cuenta que este tipo de avisos no son bloqueantes, y por tanto no le impiden continuar y presentar su declaración.

En la versión de Declar@ para la campaña de 2023 y posteriores, una buena parte de la información necesaria para cumplimentar la declaración se recupera directamente del ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas), donde se almacenan los datos proporcionados por los usuarios a través de la Sede Electrónica del ICAC, sin que estos tengan que volver a proporcionarla.
Parte de la información obtenida del ROAC depende de las fechas de inicio y fin establecidas en la pestaña de datos generales de la declaración (campos "Periodo de la declaración. Desde" y "Periodo de la declaración. Hasta").
Por ello, en caso de modificar éstas, el usuario debe revisar el resto de apartados de la declaración y en su caso actualizar los datos anteriormente incorporados de forma manual (si son directamente editables) o mediante el botón habilitado para la consulta directa al ROAC.

Para ahorrarle tiempo en la elaboración de su declaración, esta nueva versión de Declar@ recupera la lista de Socios y Administradores directamente del ROAC, con todos los datos necesarios.
Sin embargo, no es posible hacer esto mismo para la lista de auditores. Es por ello que debe ser usted quien introduzca, uno a uno, el personal auditor en activo durante el período de la declaración. En cualquier caso, comprobará que algunos datos sí son recuperados de ROAC, para facilitarle la tarea y evitar que tenga que cumplimentar información que ya proporcionó por otros canales.

Entre otros datos, Declar@ recupera automáticamente del ROAC el tipo de Socio o Administrador:
· Auditor Persona Física
· Auditor Persona Jurídica
· Auditor Inscrito en la UE
· NO Auditor Persona Física
· NO Auditor Persona Jurídica
Así mismo, consulta el Tipo de Documento registrado para el individuo.
Cuando el Tipo de Documento es incongruente con el Tipo de Socio o Administrador, muestra un aviso, de forma que si lo desea puede proceder a corregirlo a través de los procedimientos correspondientes existentes en la Sede Electrónica del ICAC.
En cualquier caso, tenga en cuenta que este tipo de avisos no son bloqueantes, y por tanto no le impiden continuar y presentar su declaración.

La sección "Facturación del auditor/sociedad de auditoría declarante", del apartado de "Informes de auditoría", se cumplimenta de forma diferente si la entidad auditada es de interés público (EIP) o no. Así:
· Si NO es EIP, debe usted indicar las horas e importe facturado por servicios de auditoría y, directamente, las horas e importe facturado por servicios distintos de auditoría. En este caso, no es necesario desglosar estos últimos conceptos en horas e importe facturado por servicios exigidos por la UE o disposición nacional y no exigidos por la UE o disposición nacional.
· Si es EIP, debe usted indicar las horas e importe facturado por servicios de auditoría, las horas e importe facturado por servicios exigidos por la UE o disposición nacional y las horas e importe facturado por servicios no exigidos por la UE o disposición nacional. Declar@ calculará automáticamente las horas e importe facturado por servicios distintos de auditoría como la suma de los correspondientes a servicios exigidos y no exigidos.

En esta nueva versión de Declar@, el apartado de Personal Auditor es de cumplimentación manual pero sólo en parte, dado que ciertos datos se recuperan automáticamente del ROAC. De este modo, cuando usted introduce el identificador del auditor que desea incluir en el apartado, la aplicación utiliza ese dato para recuperar el resto de campos sombreados que aparecen en la pantalla.
Si el identificador introducido no es válido (por ejemplo, porque no está asociado a ningún auditor en el ROAC), Declar@ indicará que no es posible incluir al individuo en el listado de Personal Auditor.

​​​​​​​Para establecer una comunicación con el ICAC, en relación a una cuestión/duda de carácter general, acceda al procedimiento INSTANCIA GENÉRICA de la SEDE Electrónica del ICAC, seleccionando el ámbito "Declar@", o bien pulse en este enlace: https://icac.sede.gob.es/procedimientos/choose-ambit/idp/954